SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem pemrosesan transaksi berasal dari istilah transaction processing system ( TPS ) adalah bentuk sistem informasi paling sederhana karena fungsinya adalah mencatat data, memproses data, dan menghasilkan informasi baku. Sistem pemrosesan transaksi ( SPT) selalu dimiliki oleh entitas ( perusahaan, organisasi, instansi pemerintah ).

   Dibandingkan dengan sistem informasi yang lain SPT memang lebih dibutuhkan perusahaan karena berfungsi merekam semua aktiva yang ada di dalam perusahaan dan berbagai kejadian yang ada di dalamnya. SPT dapat diselenggarakan secara manual dan komputerisasi. Namun dalam era sekarang ini tidak mungkin sebuah perusahaan tidak menggunakan komputer untuk mengolah data. Bila dijalankan dengan baik maka SPT akan memberikan manfaat besar bagi perusahaan.

Contoh:

Sebuah perusahaan jasa listrik daerah ( PLD ). Setiap bulan para pelanggan dikirimi tagihan pemakaian listrik masing – masing. Seorang pelanggan dapat membayarnya melalui berbagai cara yaitu melalui kantor – kantor PLD ( tidak harus kantor cabang tempat ia mendaftar ), melalui ATM, internet banking, sms banking yang sudah banyak disediakan para operator seluler.

Pelanggan juga tidak harus membayar persis jumlah tagihan yang diterimanya. Misalnya seorang pelanggan ditagih Rp 82.500 dia dapat saja membayar Rp 80.000 dulu atau Rp100.000 sekaligus, agar pihak PDL tidak bingung, karena bila pembayaran kurang sisanya akan ditambahkan pada tagihan bulan berikutnya dan bila pembayaran lebih akan dipotongkan pada bulan berikutnya.

Bila karena suatu hal pelanggan tidak membayar tagihan pada satu bulan, PLD tidak akan langsung mematikan aliran listriknya tetapi akan memeriksa dulu data pelanggan bersangkutan, bila pelanggan tersebut adalah pelanggan lama maka PLD akan menelfon untuk mengetahui apakah pelanggan tersebut memiliki masalah dan akan membantunya, begitupula bila ia pelanggan baru. Jadi dengan basis data yang baik, pelanggan akan mendapatkan pelayanan yang baik.

A.    Karakteristik SPT (Sistem Pemrosesan Transaksi )

Sistem pemrosesan transaksi sangat diperlukan oleh setiap perusahaan, orgsnisasi, instansi pemerintah, atau institusi apapun untuk mengolah data – data induk dan transaksi. Bila perusahaan dapat membangun sistem pemrosesan transaksi dengan baik, maka perusahaan juga dapat memanfaatkanya dengan baik juga.

SPT memeiliki karakteristik yaitu :

•       SPT berfungsi mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat meliputi data induk dan data transaksi. Data induk adalah data yang lengkap dan dapat berdiri sendiri, misalnya data pegawai, dat barang dagangan dan data pelanggan. Data transaksi adalah data yang digunakan untuk mencatat transaksi. Transaksi dalah berbagai perubahan atau peristiwa yang terjadi di perusahaan.

•       SPT digunakan oleh para pemakai akhir ( end user ), yang terdiri dari operator ( misalnya kasir, teller bank dan resepsionis hotel ) atau para manajer pelaksana.

•       SPT menyajikan informasi atau laporan yang bersifat baku atu standar tidak mengandung banyak variasi. Contoh : kasir hanya menyediakan nota penjualan yang terdiri dari secarik kertas, begitu juga dengan informasi yang dihasilkan oleh ATM.

•       SPT diperlukan hampir setiap hari , karena dlam suatu perusahaan transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.

•       SPT berguna untuk pembuatan keputusan yang terstruktur. keputusan yang terstruktur adalah keputusan yang timbul karena masalah yang sudah jelas dan jalan keluar juga jelas. Contoh: penjualan tiket pesawat, pelayanan bank melalui ATM, pencatatan tagihan telepon.

•       SPT memerlukan perangkat input dan output yang sangat bervariasi mulai dari komputer, mesin ATM, telpon dan perankat lain yang dalam masa depan akan semakin bervariasi dan mudah dig SPTunakan.

A.     Model SPT ( Sistem Pemrosesan Transaksi )

Sistem pemrosesan transaksi bermacam – macam tetapi bila digambarkan modelnya memiliki bentuk yang hampir sama. Model sistem informasi dapat dilihat pada gambar berikut.

                             

                                 

Perangkat input dapat terdiri dari berbagai alat, meliputi komputer, palmtop ( PDA , semua jenis telpon dan faksimile.

Perangkat pemrosesan terdiri dari program komputer ( yang bisa dipasang dalam mesin ATM, komputer atau perangkat sejenis ).

Perangkat keluaran meliputi berbagai jenis monitor ( dapat menampilkan gambar dan tulisan ), speaker ( menampilkan suara atau pesan ), atu printer ( mencetak informasi yang perlu disimpan dalam jangka waktu lebih lama ).

Berbagai bentuk dokumen digunakan untuk menyampaikan berbagai bentuk informasi pada manajemen dari pihak lain yang memerlukan informasi yang berbeda – beda, sehingga harus diberi informasi yang sesuai.

B.     Tujuan SPT ( Sistem Pemrosesan Transaksi )

Mencatat Data Dan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi dirancang dan diterapkan perusahaan, memiliki beberapa tujuan. Tujuan SPT yaitu :

·         Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Tidak hanya transakai jual beli, tetapi juga berbagai perubahan data, misalnya perubahan harga jual barang dagangan.

·         Mempercepat proses yang terjadi dalam perusahaan. Misalnya sebuah biro perjalanan akan menjual tiket perjalanan ke tujuan tertentu.

·         Menyediakan informasi atas kegiatan operasional dengan akurat dan tepat waktu.

·         Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan. Contoh: perusahaan pengiriman barang dapat memberikan informasi bagi para pelangganya, perjalanan barang yang dikirimnya. Informasi dapat diakses melalui internet atau sms.

C.    Kegiatan Utama SPT

SPT mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat dapat berbentuk macam – macam, misalnya huruf, angka, tanda bahkan gambar dan suara. Dengan adanya kemajuan di bidang komputer, dat dicatat ke dalam sistem komputer, tidak lagi dalam bentuk aslinya, tetapi sudah diubah ke dalam bentuk digital yang hanya dapat dibaca oleh komputer. Dan bentuk digital ini disimpan dalam media yang khusus dibuat untuk menampung data, diantaranya adalah disket, hardisk, CD, flash memori, dan magnetic tape atu kaset.

Data disimpan dengan suatu metode yang sistematis, sehingga sewaktu – waktu diperlukan lagi dapat diambil dengan cara cepat dan akurat. Biasanya data disimpan dalam bentuk tabel, seperti halnya dengan daftar tamu dan daftar presensi. Tabel terdiri dari beberapa baris dan setiap baris terdiri dari beberapa kolom. Baris menggambarkan entitas ( misalnya satu orang mahasiswa ) dan kolom menggambarkan ciri atau atribut ( misal nomor mahasiswa ).

Data dapat dicatat dengan beberapa cara, yang masing – masing cara dapat dikelompokan ke dalam metode langsung dan tidak langsung. Metode tidak langsung memerlukan keyboard sehingga antara data asli dengan komputer ada data tambahan, yaitu penekanan tombol keyboard oleh operator. Misalnya seorang nasabah menabung uang dan menyerahkan kepada teller dengan mengisi formulir setor. Teller akan menuliskan beberapa informasi yang ada di formulir ke dalam sistem komputer dengan menggunakan keyboard. Inilah yang disebut tidak langsung.

Sedangkan metode langsung tidak memerlukan penekanan pada keyboard oleh operator. Contohnya seorang kasir supermarket menginput barang – barang yang dibeli oleh pembeli, dengan menggunakan alat yang disebut bar code reader (pembaca kode bar) karena setiap barang sudah ditempel kode bar.

Memproses Data

Memproses data merupakan kegiatan memanipulasi data agar diperoleh informasi yang diperlukan. Kegiatan memanipulasi data dapat berupa kegiatan aritmatika (menambah, mengurang, mengalikan, membagi, menjumlah ) atau kegiatan manual           ( meringkas, mengurutkan, memisah, menggabung, menghapus dan menyisipkan ).

Pemrosesan data dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan komputer. Pengolahan data menggunakan komputer jauh lebih baik dibandingkan secara manual, karena konsisten, tidak terpengaruh emosi, cepat dan teliti.

Pemrosesan dat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu cara batch process ( sequantial processing ) dan cara online  ( real time ). Cara batch dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu, baik secara fisik maupun secara digital dalam komputer, dan secara berkala akan diolah misalnya setelah terkumpul data tertentu. Car ini tidak memerlukan biaya yang mahal bahkan ukup dengan satu komputer. Misalnya suatu perusahaan mencatat data transaksi penjualan secara manual dalam faktur penjualan. Faktur selama satu hari lalu dikumpulkan, lalu esok paginya diinput dalam komputer dan diproses.

Cara online dilakukan setelah data transaksi dicatat. Contoh: pada waktu seseorang mengambil uang melalui ATM, datnya akan diperbarui setelah orang tersebut berhasil mengambil uangnya. Cara ini memerlukan alat yang lebih mahal, karena hrus tersedia beberapa mesin atau komputer yang saling terhubung.

Menghasilkan Informasi Baku

Fungsi terakhir dalam SPT adalh menghasilkan laporan yan bentuknya sudah baku. Laporan dap[at berbentuk hard copy ( tercetak ) maupun soft copy ( tampilan di komputer atu suara ). Laporan yang dihasilkan oleh mesin ATM dan cash register sangat baku dan tidak banyak variasinya. Waktu pelaporan sudah ditentukan baik secara berkala ( seminggu sekali ) maupun setelah suatu kejadian ( setelah transaksi penjualan dicatat ).

D.    Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

Komponen sistem pemrosesan transaksi adalah sebagai berikut.

Prosedur

Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang sudah dibakukan untuk menangani suatu peristiwa atau transaksi. Serangkaian kegiatan ini terdiri atas beberapa urutan langkah yang tidak dapat dibalik. Sebagai contoh, sistem penjualan barang di supermarket. Prosedurnya adalah: (1) pembeli memilih dan mengambil barang, (2) membawanya kekasir untuk diinput, (3) membayar, lalu (4) membawa keluar barang belanjaannya. Urutan langkah dari (1) sampai (4) tersebut tidak dapat ditukar, misalnya pembeli membayar terlebih dahulu, baru memilih barangnya, atau membawa keluar dulu barangnya.

Perangkat Pemroses

Sistem Pemrosesan Transaksi bertugas mencatat dan memroses data dalam jumlah besar. Pemrosesan memerlukan perangkat khusus, agar dapat dilakukan dengan cepat, akurat, dan meyakinkan. Saat ini perangkat yang paling banyak digunakan dalam memroses data dalam jumlah besar adalah komputer.

Pemrosesan dapat dilakukan dengan dua metode pokok, yaitu batch processing (sering juga disebut dengan sequential processing) dan real-time processing (sering disebut dengan on-line processing).

Batch processing dilakukan dengan cara mencatat dan mengumpulkan data secara periodik (bisa jam-jaman, bisa harian, atau bahkan bulanan), lalu diolah sekaligus secara bersama-sama. Pemrosesan model batch ini cocok digunakan untuk informasi yang tidak harus bersifat up-to-date, misalnya adalah nilai ujian mahasiswa.

Real-time processing dilakukan dengan cara mencatat data pada saat transaksi berlangsung dan langsung mengolahnya, sehingga dapat segera dihasilkan informasi. Pengolahan data model ini diperlukan untuk informasi yang harus bersifat up-to-date. Informasi seperti ini misalnya adalah informasi mengenai saldo bank.

Dokumen

Dokumen adalah media yang digunakan untuk mencatat data dan menghasilkan informasi. Dokumen dapat berbentuk hardcopy ( misalnya formulir dalam bentuk cetakan dikertas) maupun softcopy (misalnya tampilan di layar komputer dan suara yang dapat didengarkan melalui telepon). Dokumen digunakan untuk menyampaikan informasi atau menyampaikan perintah kepada pihak lain.

Sistem Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal merupakan berbagai perangkat dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk menjamin agar sistem informasi tetap dapat digunakan dengan baik. Agar tetap terjaga kualitasnya, sistem informasi harus dilengkapi dengan sistem pengendalian internal.

Tujuan utama sistem pengendalian internal adalah :

ü  Melindungi harta kekayaan perusahaan, baik yang berwujud maupun tidak.

ü  Meningkatkan kehandalan dan kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem                                   

ü  Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan.

ü  Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

ü  Ada lima proses dalam sistem pengendalian internal, yaitu :

ü  Komitmen atau perhatian manajemen puncak untuk menyelenggarakan sistem pengendalian.

ü  Lingkungan pengendalian yang kondusif sehingga memudahkan dilaksanakannya sistem pengendalian.

ü  Komunikasi yang baik di antara berbagai pihak yang memakai sistem pengolahan transaksi.

ü  Monitoring terhadap pelaksanaan sistem maupun pengendalian.

ü  Evaluasi terhadap penyelenggaraan sistem.

Basis Data

Basis data adalah sekumpulan tabel yang saling berkait. Sebuah tabel berisi data yang sejenis, misalnya tabel barang, berisi data barang secara lengkap, tabel karyawan berisi data karyawan secara lengkap, dan seterusnya. Antara tabel satu dengan tabel lainnya harus dapat dihubungkan, sehingga dapat menghasilkan informasi baru. Setiap sistem informasi memerlukan basis data. Basis data yang baik dapat menghasilkan informasi yang baik juga.

E.     Karakterisitik Data dan Informasi

Selama ini data dan informasi yang sering kita dapatkan berbentuk tulisan, yaitu huruf dan angka. Dengan perkembangan teknologi, terutama teknologi komputer dan multimedia, data dan informasi tidak hanya berbentuk tulisan, tetapi sudah lebih bervariasi, yaitu berbentuk gambar, suara, warna, sinar, getaran, dan sebagainya.

Informasi yang baik tidak hanya diperlukan oleh manajemen perusahaan, tetapi juga diperlukan oleh pihak internal dan eksternal lainnya. Misalnya, dari pihak internal, karyawan perusahaan ingin mengetahui seberapa banyak rencana produksi bulan ini, sehingga perlu disiapkan berapa banyak bahan baku dan berapa banyak karyawan. Dari pihak eksternal contohnya adalah bank yang akan memberi kredit kepada perusahaan. Dalam hal ini, informasi menjadi suatu sumber daya yang sama pentingnya dengan sumber daya yang lain seperti dana, aktiva, dan sumber daya manusia.

F.      Contoh SPT

Bagi manajemen, sistem informasi harus dapat memberi nilai lebih kepada pelanggan dan pemasok, sehingga dapat menciptakan hal-hal berikut ini :

ü  Membatasi perusahaan lain untuk masuk ke dalam industri tempat perusahaan berada.

ü  Menciptakan switching cost kepada pelanggan.

ü  Menciptakan switching cost kepada pemasok.

Meningkatkan efisiensi di dalam perusahaan.

Sebagai contoh adalah dunia perbankan. Bagi nasabah bank yang sudah lama menjadi nasabah bank tertentu, akan kesulitan bila harus pindah ke bank lain. Nasabah tersebut harus berurusan dengan masalah-masalah administrasi, yaitu pendaftaran. Masalah lain adalah perbedaan layanan yang disediakan oleh bank yang baru. Apabila bank yang lama sudah dapat member layanan yang memuaskan, maka tidak ada alasan bagi nasabah tersebut untuk pindah ke bank lain. Berbagai pengorbanan yang dikeluarkan atau dilakukan oleh nasabah untuk berpindah ke bank lain disebut dengan switching cost.

Switching cost juga dapat terjadi pada pemasok. Apabila pemasok memutuskan untuk menghentikan layanan kepada pelanggan dan mencari pelanggan lain, akan menyebabkan pemasok tersebut mengeluarkan biaya tambahan atau perlakuan khusus.

Sistem informasi juga harus dapat mempercepat proses di dalam perusahaan, meningkatkan akurasi informasi, dan memudahkan karyawan mengerjakan pekerjaan.

BAB III

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang mengolah berbagai data dan informasi menjadi informasi baru yang jauh lebih bermanfaat bagi para pemakainya.

SPT merupakan pengolahan data (data processing) untuk mengolah data menjadi informasi.

A.    Hubungan SIM dan SPT

SIM merupakan sistem informasi kelanjutan dari SPT. SPT harus ada dulu dan hasilnya akan diolah oleh SIM. Meskipun demikian, tidak mudah membedakan SPT dan SIM. Dalam penerapan sistem informasi di berbagai perusahaan, seringkali SPT dan SIM sudah merupakan suatu kesatuan. Hal ini disebabkan oleh kaburnya batas antara SPT dan SIM.

SPT mengolah data (fakta yang belum berguna untuk pembuatan keputusan) menjadi informasi. Informasi ini sudah dapat digunakan untuk membuat keputusan, tetapi lingkupnya terbatas. Apabila manajemen akan membuat keputusan yang sifatnya lebih menyeluruh, informasi tadi diolah lebih lanjut dengan pengolahan informasi. Informasi dapat dihasilkan melalui media softcopy (dihasilkan melalui tampilan di layar atau suara di speaker) maupun hardcopy (dicetak di kertas).

B.     Karakteristik SIM

Sistem informasi manajemen memiliki karakteristik sebagai berikut:

a.       SIM tidak mencatat data ke dalam basis data, karena hal ini sudah dilakukan oleh SPT. SIM hanya mengambil atau membaca data dari basis data.

b.      SIM banyak mengolah informasi menjadi informasi baru dengan pengolahan informasi.

c.       Informasi dihasilkan melalui berbagai media, baik softcopy (melalui tampilan layar, suara atau tanda-tanda tertentu misalnya alarm) maupun hardcopy (dalam bentuk cetakan).

d.      Informasi yang dihasilkan diperlukan untuk membuat keputusan terstruktur dan keputusan semi-terstruktur.

e.       SIM banyak digunakan oleh para manajer madya, dengan tujuan untuk mengendalikan kegiatan perusahaan agar dapat mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan oleh manajer puncak.

f.       Data yang diolah melibatkan data masa lalu dan data yang baru. Data masa yang akan datang (lebih sering disebut sebagai data untuk analisis) akan banyak diolah oleh sistem pendukung keputusan dan sistem pakar.

SIM memerlukan waktu relatif lama untuk membangunnya, karena sistem ini tidak tergolong ke dalam sistem yang sangat dibutuhkan oleh manajemen.

C.    Hubungan SIM dengan Sistem Informasi Lain

Sistem informasi manajemen tidak dapat berdiri sendiri, karena memerlukan input dari sistem lain (yaitu SPT) dan menghasilkan informasi bagi sistem yang lain.

Sistem informasi manajemen mempunyai kaitan yang sangat erat. Basis data yang digunakan oleh masing-masing sistem tersebut saling terkait. Sebagai contoh, SIM dapat menghasilkan informasi: karyawan mana saja (data pokoknya ada di sistem informasi personalia)yang menghasilkan penjualan tertinggi (data pokoknya ada di sistem informasi pemasaran), sehingga dapat diketahui berapa laba laba yang diperoleh dari masing-masing penjualan tersebut (dari sistem informasi produksi).

D.    Metode Pengolahan Data

                  Sejak digunakannya computer untuk pengolahan data, telah diterapkan berbagai cara pengolahan data. Beberapa cara pengolahan data yang hingga saat ini masih banyak dipakai adalaha: pengolahan data terpusat (controlized processing), pengolahan tidak terpusat (decentralizing processing), dan pengolahan data terdistribusi (distributed processing).

      Sistem pengolahan data tersebut diuraikan pada bagian berikut:

Pengolahan Data Terpusat (Controlized Processing)

Pengolahan data terpusat adalah pengolahan data yang dilakukan pada suatu computer terpusat. Pengolahan data secara terpusat memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

a.       Ada fasilitas computer sentral yang dapat menangani semua terminal yang ada di perusahaan. Komputer sentral ini biasanya sekelas mainframe atau minicomputer. Selain menangani semua terminal dengan cara multitasking (beberapa program dapat dijalankan pada saat yang bersamaan) dan multiuser (beberapa pemakai dilayani pada saat yang bersamaan)

b.      Komputer sentral dapat diakses oleh banyak terminal (bias mencapai jumlah ribuan). Masing-masing terminal dapat berupa computer PC, notebook, palmtop, telpon genggam, dan peralatan lain yang memiliki kemampuan mencatat dan mengolah data (misalnya ATM dan cash register)

c.       Basis data dipusatkan pada satu lokasi yang dapat diakses oleh semua pemakai

d.      Para pengelola system terdiri atas orang-orang yang benar-benar memiliki pengetahuan di bidang computer, jaringan, maupun program computer.

e.       Pemusatan data mengakibatkan perusahaan dapat menerapkan pengendalian secara terpadu. Keseragaman dan konsistensi data sangat terjamin

Pengolahan Tidak Terpusat (Decentralizing Processing)

Pengolahan data tidak terpusat adalah pengolahan data yang dilakukan melalui computer di masing-masing cabang atau lokasi. Karakteristik pengolahan data ini adalah sebagai berikut:

a.       Terdapat computer yang digunakan sebagai pengolah data di masing-masing cabang atau bagian. Komputer ini tidak perlu mewah, karena hanya perlu memroses data untuk masing-masing bagiannya

b.      Tidak memerlukan tenaga yang benar-benar professional untuk menangani berbagai kebutuhan di masing-masing cabang. Tenaga professional yang diperlukan adalah tenaga yang mampu menangani computer jaringan, data base local, dan program aplikasi yang sesuai dengan bagian tersebut.

c.       Dalam banyak kasus, masing-masing cabang dapat menggunakan program siap pakai yang dijual di pasar, sehingga tidak memerlukan tenaga ahli

d.      Masing-masing manajer dan anggota tim benar-benar menguasai basis data mereka, karena merekalah yang membangun dan mengelola basis data setiap hari atau setiap ada transaksi

e.       Sustem ini memiliki kelemahan, yaitu data di suatu kantor cabang atau bagian belum tentu bias sinkron dengan data di bagian lain

Sistem pengolahan data seperti ini cocok digunakan pada perusahaan yang ingin segera memiliki sistem informasi tetapi manajemen puncak tidak segera memenuhi keinginan masing-masing cabang. Dimungkinkan juga system pengolahan data ini diterapkan karena kantor cabang berada di lokasi yang saling berjauhan sehingga sulit terjangkau oleh sarana komunikasi data. Daripada menunggu fasilitas tersedia, lebih baik bagi perusahaan untuk menerapkan pengolahan data secara tidak terpusat.

Pengolahan Data Terdistribusi (Distributed Processing)

Pengolahan data terdistribusi merupakan metode pengolahan data gabungan antara metode terpusat dan metode tidak terpusat. Karakteristik pengolahan data terdistribusi adalah sebagai berikut:

a.       Sistem ini memiliki beberapa computer di beberapa cabang atau bagian yang berfungsi untuk mengolah data. Perusahaan tidak perlu memiliki computer pusat, karena sudah digantikan oleh computer pengolah data di masing-masing bagian atau cabang

b.      Masing-masing bagian memiliki basis data yang terhubung dengan basis data di bagian-bagian lain, sehingga apabila di satu cabang data sudah diperbarui, bagian lain juga akan mendapatkan informasi terkini

c.       Pengolahan data ini memerlukan jaringan komunikasi data yang handal dan ceapt, sehingga tidak mengganggu kinerja system informasi secara keseluruhan pada waktu sedang dilakukan pengolahan data

Keunggulan system pengolahan data terdistribusi adalah:

a.       Mempersingkat respon system terhadap permintaan user

b.      Menurunkan biaya pengolahan data

c.       Meningkatkan keakuratan dan keandalan system informasi

d.      Menggunakan sumberdaya secara bersama-sama (sharing resources)

e.       Meningkatkan kepuasan pemakai system

Sistem terdistribusi juga memiliki kelemahan atau kesulitan. Kelemahan yang dihadapi oleh metode pengolahan data terdistribusi adalah sebagai berikut:

a.       Membangun basis data untuk banyak bagian dengan keperluan yang saling berbeda tetapi tetap dapat dihubungkan satu dengan yang lain dengan cara yang mudah memerlukan keahlian yang tinggi. Ini ibarat sebuah perusahaan membangun beberapa bangunan terpisah tetapi antarbangunan harus dapat saling berhubungan dengan baik

b.      Pengendalian tidak mudah dilakukan, mengingat kebutuhan data dan proses pengolahan data di masing-masing bagian tidak sama. Bagian produksi lebih mementingkan pengolahan data barang yang selesai diproduksi, sementara bagian personalia juga mementingkan jam kerja masing-masing karyawan di bagian produksi. Perbedaan ini dalam praktiknya akan menyebabkan pengendalian data tidak mudah

Agar berhasil dengan baik, metode pengolahan data terdistribusi memerlukan beberapa kondisi, di antaranya adalah:

a.       Memerlukan pelatihan, penyeliaan (supervise), pemantauan (monitoring), dan pengendalian secara menyeluruh dan terus menerus

b.      Sistem harus mudah digunakan dan dikelola, tidak hanya tergantung kepada satu atau dua orang saja, mengingat system ini akan diakses oleh pemakai dib again lain

c.       Data harus bersifat fleksibel, sehingga bila diperlukan, dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk ini diperlukan perencanaan yang matang dan mencakup masa jangka panjang

d.      Konfigurasi computer harus dapat memenuhi kebutuhan para manajer dan pemakai system

e.       Perusahaan harus memiliki basis data yang terdistribusi. Data di satu bagian, apabila sudah di update, harus dapat diakses oleh bagian lain atau pihak luar. Meskipun demikian harus tetap aman, sehingga tidak mudah diubah-ubah oleh orang yang tidak berhak. Untuk ini, diperlukan replikasi basis data, yaitu salinan data asli yang dapat digunakan oleh para pemakai dari luar, tetapi tidak dapat diubah-ubah oleh pihak luar tersebut. Peremajaan data tetap dilakukan oleh bagian yang memiliki basis data

E.     Variasi SIM

SIM sulit dipisahkan dari SPT, sehingga agak sulit menemukan contoh SIM yang terpisah dari SPT. Meskipun demikian, ada variasi dari SIM, yaitu yang disebut dengan Sistem Otomatisasi Perkantoran (SOP) atau Office Automation System (disingkat OAS). Fungsi utama SOP ada beberapa, diantaranya adalah:

a.       Pengolahan dokumen, seperti manajemen surat, pengarsipan dokumen penting, penyiapan bahan rapat, dan sebagainya. Dalam pengelolaan dokumen ini, ada beberapa program computer yang khusus dipakai untuk itu, di antaranya adalah:

·         Pengolahan kata(wordprocessing), misalnya MS Word dan WordPro

·         Pembuatan naskah cetakan (desktop publishing), misalnya MS Publisher, Corel Ventura, dan Adobe PageMaker

·         Pengarsipan dokumen (document imaging), misalnya dengan perangkat Canofile dan Canon

·         Penerbitan situs di Internet (web publishing), misalnya dengan MS FrontPage

b.      Penjadwalan bersama. Misalnya adalah mengatur jadwal rapat antarkepala bagian, pertemuan rutin, atau penetapan kegiatan lainnya. Contohnya:

·         Sinkronisasi jadwal dengan PIM (personal information manager) seperti MS Outlook, atau Calender Scheduler

·         Pengaturan jadwal bersama dengan electronic calendar, misalnya dengan Yahoo! Calender (www.yahoo.com)

c.       Program komunikasi yang memudahkan komunikasi antara staf, manajer, karyawan, termasuk dengan pihak lain. Programnya adalah:

·         MSN Mesengger (www.msn.com)

·         Yahoo! Mesengger (www.yahoo.com)

·         ICQ (www.icq.com)

d.      Program pengelolaan basis data bersama, misalnya:

·         MMS Access

·         Program spreadsheet, misalnya MS Excel

·         Program pembaca basis data seperti ACL dan Report Writer

Program-program aplikasi yang diuraikan di atas sebenrnya tidak hany dapat dipakai dalam kegiatan bisnis atau formal di kantor, tetapi juga dapat dipakai secara individual di rumah. Saat ini banyak pelajar, mahasiswa, ibu rumah tangga dan pengguna individu lainnya yang sudah memanfaatkan program-program tersebut untuk mempermudah atau mempercepat kegiatan sehari-harinya